Comment éviter Microsoft 365 dans une entreprise de 30 salariés ?

« Éviter Microsoft 365 » recouvre en réalité deux projets très différents, et la réponse n'est pas la même selon lequel motive la recherche. Le premier consiste à changer de suite bureautique et de messagerie : remplacer Word, Excel, Outlook et Teams par autre chose. C'est faisable, chiffrable, et une entreprise de 30 salariés peut le faire en quelques semaines. Le second consiste à sortir de l'écosystème Microsoft tout court, Windows compris. C'est un projet d'une tout autre ampleur, que très peu de structures de cette taille mènent jusqu'au bout, parce que le poste de travail, l'annuaire des comptes et la gestion des appareils reposent déjà sur des briques Microsoft qui ne se remplacent pas en changeant simplement d'abonnement.

La suite de cet article traite le premier cas, qui couvre l'essentiel de ce que cherche un dirigeant tapant cette question : peut-on remplacer Microsoft 365 par autre chose, et à quel prix.

Le prix : Google Workspace contre Microsoft 365

Google Workspace est l'alternative la plus directe, avec un positionnement produit comparable : messagerie professionnelle, suite bureautique, visioconférence et stockage partagé. Les prix ci-dessous sont ceux affichés sur la grille tarifaire officielle de Google au 24 août 2026, en euros HT, par utilisateur et par mois, avec engagement annuel.

À comparer aux formules Microsoft 365 Business (tarifs officiels au 24 août 2026, mêmes conditions) : Basic à 6,07 €, Apps for Business à 11,00 €, Standard à 20,36 €, Premium à 27,73 €. Ces prix évoluent régulièrement des deux côtés et Google applique parfois des remises de lancement sur les premiers utilisateurs : à vérifier au moment de la souscription plutôt qu'à partir de ce tableau.

Sur 30 licences, Google Workspace Business Standard revient à environ 408 € HT par mois, contre 611 € pour Microsoft 365 Business Standard, pour deux fois plus de stockage par utilisateur. L'écart existe, mais il ne dit pas tout : Google Workspace ne fournit pas Word, Excel et PowerPoint installés sur la machine, seulement leurs équivalents Docs, Sheets et Slides dans le navigateur. Pour une entreprise qui échange des fichiers .docx ou .xlsx complexes avec des clients ou des cabinets comptables habitués à Excel, la conversion introduit des pertes de mise en forme que Google ne corrige pas totalement, même après plusieurs années d'amélioration de la compatibilité.

Ce qui résiste au changement

Dans une entreprise de 30 salariés, trois éléments rendent une bascule complète plus coûteuse que le seul écart de prix d'abonnement.

Le premier est Teams. Une part croissante des visioconférences professionnelles en France passe par un lien Teams envoyé par un client, un partenaire ou un cabinet d'avocats. Quitter Microsoft 365 ne dispense pas de garder un moyen de rejoindre ces réunions : soit en conservant une licence Teams minimale, soit en utilisant le client Teams gratuit, disponible sans abonnement Microsoft 365 pour rejoindre une réunion en tant qu'invité.

Le deuxième est l'identité des comptes. Si l'entreprise gère déjà ses comptes et ses appareils avec Entra ID (l'ancien Azure AD), remplacer la messagerie ne supprime pas cette dépendance : Entra ID reste la brique qui authentifie les utilisateurs, applique les politiques de mot de passe et, avec Intune, gère à distance les ordinateurs et téléphones professionnels. Google Workspace a son propre système d'identité et sa propre gestion d'appareils, mais migrer les deux en même temps double le chantier.

Le troisième est le poste de travail lui-même. Windows équipe la quasi-totalité des ordinateurs professionnels dans une structure de cette taille, et Windows continue de fonctionner sans Microsoft 365 : la suite Office est un abonnement séparé du système d'exploitation. Éviter Microsoft 365 ne veut donc pas dire éviter Microsoft, sauf à remplacer aussi le système d'exploitation des postes, ce qu'aucune des entreprises cherchant à réduire une facture de messagerie n'envisage sérieusement.

La souveraineté ne se règle pas en changeant de fournisseur cloud américain pour un autre

Une partie de la recherche « éviter Microsoft 365 » vient d'une inquiétude sur la localisation des données plutôt que sur le prix. Sur ce point, Google Workspace ne change pas fondamentalement la situation : c'est aussi un éditeur américain, soumis au même cadre juridique que Microsoft vis-à-vis des autorités américaines. Microsoft a de son côté déployé sa limite de données de l'UE (EU Data Boundary), qui confine le stockage et le traitement des données des clients européens de Microsoft 365 et Entra ID à l'intérieur de l'Union européenne depuis 2024. Passer de Microsoft à Google ne résout donc pas une inquiétude de souveraineté au sens strict : les deux hébergent désormais en Europe, et les deux restent des entreprises américaines.

Pour une entreprise qui a un motif réel de sortir du droit américain — une clause contractuelle avec un client public, une exigence sectorielle précise — la réponse n'est ni Microsoft ni Google, mais un hébergeur européen dédié à la messagerie professionnelle, avec un contrat et une infrastructure entièrement soumis au droit d'un pays de l'UE. Ces offres existent et se développent, mais elles demandent une comparaison au cas par cas selon le besoin exact (nombre de boîtes mail, stockage, intégration avec les outils existants) : ce n'est pas un choix qui se fait sur un comparatif de prix générique.

Sortir en partie plutôt qu'en totalité

Dans la pratique, la bascule la plus courante pour une structure de 30 salariés n'est pas un remplacement complet mais un allègement ciblé : garder Windows et Entra ID pour la gestion des postes, et déplacer seulement la messagerie ou le stockage de documents vers une offre externe pour les usages les plus sensibles, en laissant le reste de l'entreprise sur Microsoft 365 Basic ou Apps for Business. Cette approche évite de migrer 30 comptes d'un coup, garde la compatibilité avec les clients qui envoient des invitations Teams, et limite le risque d'une migration ratée qui bloque les mails pendant plusieurs jours.

Elle demande en échange de gérer deux systèmes en parallèle, ce qui a un coût de gestion réel pour une entreprise sans équipe IT interne : deux annuaires de comptes, deux facturations, et deux interlocuteurs en cas de panne.

Ce qu'il fait maintenant

Avant de lancer une migration, identifier précisément ce qui motive la question : si c'est le prix, comparer d'abord les formules Microsoft 365 entre elles — Basic à 6,07 € n'a ni Copilot ni les applications de bureau, ce qui répond parfois déjà au problème sans changer d'éditeur. Si c'est Copilot ou l'IA intégrée que l'entreprise ne veut pas payer, Basic et Apps for Business en sont dépourvus, contrairement à Standard et Premium. Si c'est une vraie contrainte de souveraineté, la réponse est un hébergeur européen dédié, pas Google Workspace. Ce n'est que si le motif est un désaccord de fond avec l'écosystème Microsoft dans son ensemble qu'une bascule vers Google Workspace se justifie, et dans ce cas, chiffrer d'abord le coût de conversion des fichiers Office existants et le temps de réhabituer 30 salariés à une autre interface, qui pèse en général plus lourd que l'écart d'abonnement lui-même.